Independentemente da origem da definição formal, um projeto é, reconhecidamente, temporário, concebido com o objetivo de criar um produto ou serviço único (produto) dentro de determinadas restrições, como tempo, custo e qualidade.
As equipas envolvidas num projeto, incluindo o Gestor de Projeto, tendem, por isso, a concentrar os seus esforços na produção dos entregáveis (produtos finais), a fim de alcançar, com sucesso, os objetivos do projeto.
É, porém, importante lembrar que os entregáveis do projeto são apenas um meio para um fim. O propósito real de um projeto, estabelecido desde o início, no Caso de Negócio que o justifica, é alcançar determinados resultados, que permitam gerar benefícios mensuráveis para a organização que paga o custo do projeto e será a detentora final dos seus produtos.
Por isso, a Metodologia PM2 considera fundamental que todos os envolvidos na gestão e execução de um projeto (gestores e membros da equipa) entendam a relação entre produtos, resultados e benefícios do projeto.
- Produtos do projeto (entregáveis) são produtos/serviços que introduzem algo novo (uma mudança).
- A mudança introduzida produzirá um resultado.
- Os benefícios são as melhorias mensuráveis, em consequência deste resultado.
Sem este entendimento claro, e sem uma mentalidade adequada, orientada para resultados, os participantes do projeto podem perder de vista a finalidade original do projeto e produzir entregáveis que são de pouco (ou nenhum) valor para a organização.
Sabemos, porém, que os benefícios do projeto são, na maioria dos casos, alcançados muito para lá do tempo de execução do projeto, resultantes da utilização continuada, a nível operacional, dos produtos do projeto. Nesta altura, o Gestor de Projeto e a sua equipa terminaram, há muito, o seu trabalho no projeto.
Preparar a transição, do projeto para a operação, é por isso uma tarefa fundamental, por vezes esquecida, da equipa de projeto. Uma transição bem-sucedida constitui-se como um pré-requisito relevante para atingir os benefícios associados à realização do projeto.
É o Plano de Transição que define os objetivos, pré-requisitos, atividades e responsabilidades associados à transição do estado anterior (pré-projeto) para o novo estado (pós-projeto). Visa minimizar o impacto de quaisquer disrupções no negócio durante o período de transição, assim como facilitar a implantação dos resultados do projeto de forma tranquila e atempada, permitindo a sua utilização eficiente e sem incidentes graves na transição.
Todas as atividades de transição passam a fazer parte do Plano de Trabalho do Projeto e são controladas, no âmbito global do projeto.
O Plano de Implementação Operacional, por sua vez, visa aumentar a probabilidade de atingir os objetivos e benefícios do projeto. Estabelece uma avaliação do impacto do projeto nos processos, cultura e pessoas na organização e descreve as atividades de gestão da mudança e comunicação que devem ser implementadas para garantir que os resultados do projeto são integrados de forma eficaz no contexto da organização.
Com um modelo de governo claro, responsabilidade total e trabalhando como uma verdadeira Equipa de Projeto, a sustentabilidade dos benefícios do projeto pode ser alcançada, especialmente se eles forem cuidadosamente considerados durante o período do projeto.
Há vida depois do projeto: o ciclo de vida do produto (ou serviço) só agora começa!
É necessário garantir, desde o início, um contributo consciente para o seu sucesso, na perspetiva dos benefícios do projeto.
Sobre a PM² Alliance
A PM² Alliance é uma organização internacional, sem fins lucrativos e de base voluntária, fundada por profissionais experientes em PM², que reúne indivíduos de diversas instituições, empresas e a academia para inspirar o diálogo, compartilhar recursos e enfrentar os desafios do terreno, promovendo a adoção mais ampla da Metodologia PM², contribuindo para a sua expansão fora do âmbito da Comissão Europeia.
A PM² Alliance contribui significativamente para a partilha de conhecimentos e experiências e estabelecer a PM² como uma metodologia comum, aberta e gratuita para toda a Europa e para lá dela. Através da sua rede de membros corporativos e individuais, assegura a realização de atividades e eventos de comunicação e divulgação, em toda a Europa.
Sobre a Metodologia PM²
A PM² (leia-se “P-M-squared”) é uma Metodologia de Gestão de Projetos desenvolvida e apoiada pela Comissão Europeia, com o objetivo de auxiliar as equipas de projeto na gestão eficaz de seus projetos e na entrega de soluções e vantagens para as suas organizações, parceiros e partes interessadas.
O PM² não é apenas leve e fácil de usar, mas também de código aberto e gratuito; incorpora elementos de uma ampla gama de melhores práticas de gestão de projeto globalmente aceites, padrões e metodologias ágeis, utilizando a experiência da UE na gestão de milhares de projetos, iniciativas de mudança organizacional, Programas e Fundos Europeus.
A PM² fornece um Modelo de Governo do Projeto (i.e., funções e responsabilidades), um Ciclo de Vida do Projeto (i.e., fases do projeto), um conjunto de Processos (i.e., atividades de gestão de projeto), um conjunto de Modelos de Projeto (e diretrizes para documentação) e um conjunto de Mentalidades (i.e., atitudes e comportamentos eficazes).
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